Students – Outgoings
Before
Tras la aceptación y antes de viajar a la universidad destino, se deberán tramitar los siguientes documentos para la UPV (la universidad destino puede pedir otros documentos):
GRANT AGREEMENT: es el contrato de subvención, sirve para financiar la ayuda para el viaje y la estancia. Debe constar de una fecha de inicio, que debe ser anterior al viaje, y una fecha de fin. La fecha de fin se puede modificar mediante una adenda. En este documento constan los datos personales del estudiante que pide el intercambio y una cuenta bancaria española (la UPV no realiza transferencias internacionales).
SEGURO: antes de partir se debe enviar a la OAI una copia de la póliza y un comprobante del pago realizado. El seguro debe cumplir los siguientes requisitos:
- Cobertura de salud de un mínimo de 50.000,00€ (en EEUU se debe obtener un seguro complementario)
- Viaje y pérdida de equipaje
- Accidentes
- Repatriación
LEARNING AGREEMENT: es un anexo al Grant Agreement. Este documento debe ser firmado por el alumno y la UPV para ser enviado a la universidad destino en formato PDF y devuelto con su firma. En el Learning Agreement constan las asignaturas a cursar por el alumno, las cuales se pueden cambiar ya en destino. IMPORTANTE: en caso de haber cualquier cambio se debe enviar inmediatamente una copia del PDF a la OAI. El documento original se debe entregar a finalizar la estancia en la OAI.
El pago de la beca se realiza al haber llegado el alumno a la universidad destino (información en “Durante”).
During
Para proceder con el pago inicial de la beca (70%), se deben conseguir en la universidad destino y hacer llegar a la OAI los siguientes documentos:
- El justificante de incorporación firmado en destino (formulario AIRE)
- Copia del “boarding pass“
El 30% restante (o proporcional según la duración real de la estancia) se realiza al haber finalizado la estancia (ver sección “Después” para más información)
Pre-end
Antes de finalizar la estancia se deben obtener los siguientes documentos:
- CERTIFICADO DE DURACIÓN: el formulario se puede encontrar en AIRE. Este documento contiene la fecha del fin de la movilidad, se debe firmar en la universidad destino y NO se puede firmar antes del fin, se debe firmar el mismo día o tras haber acabado. Como cualquier documento oficial, este debe ser firmado con bolígrafo azul y debe llevar el sello de la institución.
- LEARNING AGREEMENT: original firmado en destino.
- TRANSCRIPT OF RECORDS: lo emite la universidad destino, dependiendo de cuando se pongan las notas es posible que lo tengan que enviar a posteriori. En caso de ser posible, traerlo en mano.
- En caso de ser estudiante de PhD se debe entregar un informe del profesor tutor sobre los trabajos realizados.
Aproximadamente un mes antes del regreso, se recibirá un correo con un enlace de acceso a una encuesta on-line de la UE, es imprescindible rellenarla y enviarla debido a que es un requisito para recibir el pago final de la beca.
Se debe rellenar y enviar el informe final de estancia.
End
Para poder calcular y abonar el pago final, es necesario entregar los siguientes documentos en la OAI:
- Certificado de duración original
- Boarding pass / billete de regreso
- Learning Agreement original firmado por el estudiante, la UPV y la institución en la que se ha hecho la estancia
- Informe final
Recordamos que es OBLIGATORIO que la encuesta de la UE esté rellenada para realizar el pago.